作者：翁淳光

Weng Chunguang

( 重慶醫(yī)科大學圖書館, 重 慶 400016)

( Library of Chongqi ng Uni v ersi ty of M edical S ciences, Chongqing 400016)

摘要：圖書館集成管理系統(tǒng)軟件的設計是圖書館自動化系統(tǒng)的關鍵, 其中期刊管理系統(tǒng)在 圖書館自動化系統(tǒng)中有其自身的特點, 并有一 定難度。本文以金盤公司的軟件為例, 分析期刊管理系統(tǒng)在具體操作中出現的一些問題。

關鍵詞：金盤 圖書館自動化系統(tǒng) 計算機應用 期刊管理

我館于 1996 年購進北京金盤電子有限公司的圖書館集成管理系統(tǒng)( Version 2. 1)，該系統(tǒng)通過局域網, 較全面地應用于圖書館各工作點。它可在 MS DOS平臺上運行, 也可在Windows平臺上運行。我館現采用 M S DOS 環(huán)境。我館于 1996 年開始逐步使用期刊管理系統(tǒng),本文將使用過程中的有關問題提出探討, 進行分析。

集成管理系統(tǒng)優(yōu)化了期刊管理

(1) 書目數據著錄標準化 該系統(tǒng)中文期刊著錄采用CNMARC 格式, 西文期刊著錄采用U NMARC 格式, 加強了期刊著錄的標準化便于期刊的網絡管理和文獻資源共享。為我校即將開通的校園網絡提供了規(guī)范化的數據。

(2) 規(guī)范訂購程序 變手工操作為計算機操作, 節(jié)省人力、時間和重復勞動。彈出 訂購窗口, 選擇 錄入新刊書目數據 , 可進行期刊標準 MARC 格式的著錄, 在錄入標準 MARC 格式之后, 按回車鍵, 又選擇 訂購數據管理 , 可進行新訂、續(xù)訂期刊功能。使用該系統(tǒng)可以杜絕期刊重復訂購。目前期刊訂購途徑很多, 如中文期刊可分為郵購、函購, 西文期刊可分為原版和其他交流方式。而且訂購地點也較多, 有中國圖書進出口公司、教育圖書公司、西安世界圖書公司、上海世界圖書公司等。因此手工訂購極易出現漏訂和重訂。計算機操作, 訂購情況通過顯示屏一目了然。西文期刊從預訂數據 096 字段可以看出所需年代是否已訂購,并可看出當前刊的訂購份數、訂購價格、訂購狀態(tài)( 新訂、續(xù)訂) 、訂購刊別( 原版交換等) 。中文期刊從預訂數據 996 字段可看出當前刊的訂購情況。中文期刊訂購還節(jié)省許多手工抄寫程序, 計算機可根據用戶的需要自行定義并打印出各種訂單和訂購目錄, 并可將月價、季價、半年價自動轉換成年價。

(3) 驗收登到明朗化 進入 驗收登到 窗口, 將期刊的年、卷、期和復本量輸入, 之后便可從顯示屏上調出該種期刊到刊情況。期刊不按順序登到, 該系統(tǒng)可自動排序。采購人員在選擇訂刊途徑時, 可調出該項, 了解當前期刊的到刊情況, 并且相互之間可進行比較。讀者查詢新到期刑, 只需由工作人員調出該項, 便可了解新到期刊目次。

(4) 簡化裝訂程序 期刊裝訂工作程序較多, 手工操作時重復勞動現象嚴重。就一批裝訂期刊目錄就要用打字機重復多遍: 打裝訂清單、打借出卡片、打館藏財產登記目錄等。應用該系統(tǒng)只需先打出借出卡片, 根據借出卡片再錄入裝訂數據。根據裝訂數據計算機自動排序, 此時彈出 打印裝訂清單 窗口, 打印出裝訂清單。期刊裝訂完畢后, 進行驗收, 入典藏, 并輸入裝訂批號和財產登錄的起始號碼, 該系統(tǒng)將自動生成該批期刊的登錄號, 最后打印出館藏財產登記目錄。

(5) 清楚期刊沿革變化 彈出 關聯期刊 菜單, 可根據記錄著錄的刊史沿革變化的情況,顯示出當前刊改名、繼承、合并、分出等記錄。使用戶十分方便地瀏覽一種期刊因發(fā)展變化而產生的多個記錄的館藏。

集成管理系統(tǒng)在期刊管理中可改進的地方

(1) 驗收登到窗口 打印收登清單, 在驗收登到的菜單上, 分別列出期刊發(fā)送的閱覽室, 但是當打印清單時卻不能按閱覽室的編號分別打印, 如能修改一下, 可分別打出各閱覽室的發(fā)送清單, 那么在接收時可更加清楚。

(2) 打印催詢通知單 該項功能希望能加強準確率, 如打印西文生物類期刊缺刊時, 從大于或等于項輸入期刊號 B001, 從小于或等于項輸入 B214, 結果顯示有的期刊為 沒有到任何一期 , 可手工查閱登到目錄已到好幾期了。

(3) 裝訂窗口 按系統(tǒng)程序規(guī)定, 每批裝訂完畢后的期刊, 經過驗收, 系統(tǒng)自動將當前日填入 驗收日期 中, 然后進入 入典藏 界面, 輸入指定裝訂的批次號和起始登錄號, 系統(tǒng)會根據已驗收期刊自動生成裝訂刊的登錄號, 這樣裝訂期刊進入典藏數據庫, 然后打印出館藏財產登記目錄。可在實際應用中, 發(fā)現有些未驗收的期刊仍被打印出來, 事實上該功能只認裝訂的批號, 而沒在意是否驗收, 這樣打出來的館藏財產登記目錄總與驗收后的目錄有差錯。

(4) 收藏卷期窗口 該系統(tǒng)屬網絡多用戶版, 因此用戶可以在圖書館以外的地方查訪圖書館的藏書情況。 收藏卷期 窗口就是該系統(tǒng)向用戶開放的窗口之一。然而這窗口的數據必須由工作人員每年逐冊進行輸入。設想能否從數據庫中直接生成, 這樣可減少工作程序、也增加數據的一致性。

期刊管理系統(tǒng)的程序設置有一定難度, 期刊的出版周期、期刊名稱、出版機構、郵發(fā)代號、訂購形式等等都受其出版內容、出版經費等的影響, 變化較多, 因此在設置程序時既要考慮到它的規(guī)范性, 又要考慮到它的靈活性, 實屬不易。愿該系統(tǒng)在實際應用中不斷改進, 做到凡是系統(tǒng)提供的功能都能達到預期的目的。

目前金盤公司已指出 Window s 95( GDL IS Version 2. 5) , 新的操作環(huán)境我館尚未開展, 但通過用戶手冊介紹和實際演示,可以看出有的操作形式已有改進。

為了充分發(fā)揮集成系統(tǒng)的功能, 適應技術服務與讀者服務組織結構的變化, 圖書館界已經開始采取一些相應的辦法。由于傳統(tǒng)功能型結構的打破, 多工作任務小組的矩陣型結構的確立, 不少圖書館開始推行全面質量管理( T otal Qualit y Manag ement T QM ) 模式。全面質量管理方式的使用, 使圖書館的組織變得更為平坦, 每個工作人員具有更強的自主性和責任感。

此外, 因為自動化集成系統(tǒng)的運用, 為圖書館打破集中管理模式而采用分散管理模式提供了條件和手段。分布的書目數據庫不僅給予了各個分館更大的自主權, 同時也給各個部門和小組帶來更大的自主性。各個部門、各個小組和各個個人都可以自由地維護和使用個別的或整個系統(tǒng)的文檔。集成系統(tǒng)保證了分工分散運行的圖書館工作的一致性和統(tǒng)一性。現代技術的應用必將對知識經濟時代的圖書館發(fā)揮越來越大的作用, 重組的圖書館各部門也將在知識經濟時代發(fā)揮更重要的作用。

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